NOTE IMPORTANTE CONCERNANT
SOUS QUICK DEVIS V6
Préambule
Le tableur d’environnement
de Quick Devis n’est pas Microsoft Excel bien qu’il soit compatible avec ce
dernier. Il comporte certaines limitation qu’il est impératif de prendre en
compte, tout particulièrement pour les utilisateurs désireux de réaliser des
environnements complexes basés sur de multiples feuilles personnalisées.
Tout d’abord, il convient de
déterminer ce qui doit aller dans l’environnement et ce qui ne doit pas y
figurer.
En effet, plus
l’environnement sera léger et plus les temps de chargement des devis sera court
et les calculs d’environnement rapide.
S’il est logique de voir
figurer dans l’environnement des données qui influent sur le calcul du prix de
vente et sur la détermination des coefficients, il n’est en revanche pas
nécessaire d’y faire figurer des données ne servant qu’a faire du ‘reporting’. Les états de ce type seront affichés de
préférence dans le générateur d’états via une ‘Edition libre de type tableur’
qui permet d’ajouter une quantité importante de feuilles ou via une ‘Edition de
type environnement’ associée à une macro VBA.
Pour les besoins évolués ;
Si vous devez par exemple produire un classeur analytique Excel complet à
partir d’un devis, comportant par exemple du cash flow, des récapitulatifs
techniques et financiers divers, etc.…, il est préférable et bien plus souple
de centraliser les données nécessaires, sans formatage particulier dans une ou
deux feuilles masquées des feuilles d’environnement de Quick Devis et d’appeler
une macro VBA directement à partir du devis, sans recourir au générateur d’états.
La macro exporte alors le fichier vers un fichier Excel temporaire qui est lu
et adapté pour générer le fichier Excel attendu. Cela permet d’employer les
objets graphiques d’Excel qui sont sensiblement plus puissants que ceux de
Quick Devis et surtout, d’accueillir dans le classeur des données issues de programmes
ou de fichier externes comme par exemple des ERP.
Gardez à l’esprit qu’un
environnement est une méthode de calcul de prix de vente et qu’à ce titre il ne
doit pas être manipulé et recréé totalement ou partiellement à chaque
opération. Il faut concevoir des feuilles dans lesquelles l’utilisateur peut
saisir certaines cellules et pas d’autres sans qu’il n’ait besoin de créer ses
propres calculs.
Lorsque vous concevez un
environnement sous Quick Devis ou que vous l’importez de Microsoft Excel, il
convient de prendre en compte les limitations suivantes :
Evitez les cellules fusionnées
Evitez dans la mesure du
possible d’utiliser des cellules fusionnées, préférez la fonction ’Centrer en
travers des cellules’. Si vous devez utiliser des cellules fusionnées, veillez
à ne pas y placer de formules car Quick Devis ne rafraîchit pas toujours
correctement lez zones contenant des cellules fusionnées. De plus, si des
cellules fusionnées comportent des retours à la ligne automatique, elles
peuvent provoquer des élargissements intempestifs de hauteur de lignes lorsque
Quick Devis tente d’afficher tout ce qui se trouve dans les cellules.
Ne formatez pas en ‘retour à
la ligne’ des cellules figurant des colonnes masquées
Ne formatez pas de cellules
en ‘retour à la ligne’ si elles figurent dans des colonnes masquées. En effet,
Quick Devis au recalcul ajuste automatiquement les
hauteurs de lignes pour afficher le contenu complet de telles cellules. Il peut
en résulter des lignes pouvant avoir la hauteur de l’écran.
Limitez le nombre de formats
Le nombre de formats dans un
classeur est limité tant sous Microsoft Excel que sous Quick Devis. Cependant,
sous Microsoft Excel, vous obtenez un message quand vous avez trop de formats
mais sous Quick Devis, ce message n’existe pas et cela ne se traduit souvent
pas un affichage de format erroné obligeant souvent à revenir sur une version
antérieure du devis.
On ne rencontre cette
limitation que sur de très gros environnements. Pour y palier, il est vivement
conseillé de préparer votre environnement vous Excel avant de l’importer en
utilisant moins de polices différentes, moins de couleurs de fond différentes, moins
de bordures différentes, moins de couleurs de caractères différentes, etc.… On
peut utiliser jusqu’à 10000 formats mais il faut considérer qu’une cellule
Arial 10 gras fond vert bordure gauche fine est un format et que, par exemple
la même cellule avec une bordure droite est en autre format.
Quand vous concevez vos
tableaux, il est préférable de réaliser des Copier/Coller/format que de
formater individuellement vos cellules.
Enfin, dans chacune des
feuilles pensez à sélectionner les lignes non utilisées et les colonnes non
utilisées pour les détruire en utilisant une fonction ‘Supprimer’ ou ‘Effacer
tout’. Cela permet de limiter le nombre de formats et surtout de réduire
sensiblement la taille des fichiers, réduisant ainsi sensiblement les temps de
chargement.
Utilisez des bordures fines de préférence
L’affichage de bordures
épaisses n’est pas joli sous Quick Devis lorsque celles-ci jouxtent des
cellules disposant de couleurs de fond. De plus, il n’est pas possible de
prévoir si c’est la bordure qui va s’afficher devant la couleur ou le
contraire. En utilisant des bordures fines classiques, on évite ces défauts.
Partez toujours d’un vrai devis vierge
Lorsque vous créez un
environnement en utilisant Microsoft Excel, il est vivement recommandé de
partir d’un devis vierge plutôt que d’un de vos modèles car l’environnement des
devis vierge est conçu pour répondre aux points évoqués ci-dessus.
La marche à suivre consiste
dont en :
Ne mettez pas d’objets dans vos documents
Excel destinés à être importés
Quick Devis ne sais pas lire
les objets d’Excel que sont les graphiques animés, listes déroulantes, etc… mais il dispose de ses propres objets qui doivent être
mis en place sous Quick Devis après import du document Excel.
Si vous réexportez le
document vers Excel, les objets créés sous Quick Devis ne seront pas exportés.